Wygoda dla pracowników, oszczędność dla firmy
Ewidencja czasu pracy dopasowana do specyfiki firmy
Firma zatrudniająca około 50 pracowników potrzebowała elastycznego systemu Rejestracji Czasu Pracy (RCP).
Wyzwanie
Analizując dostępne na rynku gotowe systemy RCP zauważyliśmy, że wszystkie one bazują na rozliczeniu abonamentowym, zależnym od liczby pracowników, oraz wymagają dodatkowego hardware'u.
Generuje to duże koszty początkowe dla systemu, oraz stałe, dość wysokie koszty miesięczne.
Firma posiada trzy wejścia do firmy (dwa biura i warsztat). To dodatkowo podnosiło koszty, ponieważ wymagało urządzeń rejestrujacych przy każdym wejściu.
W niektórych przypadkach pobieranie danych przez dział kadr wymagało ręcznego zgrywania logów z każdego urządzenia i wgrania ich do programu nadrzędnego. W innych odbywało się to za pomocą sieci, ale wymagany był osobny program zarządzający.
Zakres rozwiązania
Zaproponowałem stworzenie systemu dostępnego z dowolnej przeglądarki.
Rejestracja możliwa jest tylko w sieci firmowej co zabezpiecza przed nadużyciami.
W systemie nie jest wymagany żaden dodatkowy hardware. Jedynie, aby ułatwić rejestrację pracownikom warsztatu przy wejściu umieściłem tablet.
System umożliwia pracownikom podanie powodu nieobecności, lub spóźnienia, co ułatwia pracę działu kadr. Podsumowuje również czas pracy i sporządza raport zgodny z oczekiwaniem kadr.
Efekt
Pracownicy biurowi do rejestracji wejść i wyjść korzystają z własnych komputerów, zaś pracownicy warsztatu z tabletu umieszczonego przy wejściu.
Każdy pracownik może również dokonać rejestracji z poziomu telefonu komórkowego.
Łączny koszt systemu wraz z tabletem był niższy, niż jakikolwiek z analizowanych gotowych systemów. Koszt systemu został poniesiony raz i nie obarcza firmy dodatkowym abonamentem. Jego cena nie jest też zależna od liczby pracowników.
Raporty są przygotowane zgodnie z wymaganiami działu kadr, a system gotowy jest do integracji z zewnętrzym programem rozliczeniowym.